Cómo SETAD recopila, utiliza, protege y conserva la información de estudiantes, solicitantes, docentes y personal.
El responsable del tratamiento es Asociación Seminario Teológico Asambleas de Dios. Dirección de contacto: 500 metros norte y 75 oeste del Banco Nacional, San Rafael de Moravia, San José, Costa Rica. Correo para consultas y ejercicio de derechos: setad.academico@gmail.com.
SETAD puede recopilar datos de identificación y contacto, información académica, historial de matrícula, calificaciones, asistencia, pagos y comprobantes, documentos aportados al expediente, información sobre iglesia, congregación, funciones y preparación ministerial, así como la información necesaria para gestionar solicitudes, certificaciones, soporte y seguridad de la plataforma.
Algunos datos ministeriales, religiosos o de salud pueden constituir datos sensibles. SETAD limita su tratamiento a las finalidades legítimas vinculadas con la formación teológica, la relación académica y la naturaleza institucional del Seminario.
Los datos se utilizan para tramitar admisiones, crear y mantener expedientes, gestionar matrícula, docencia, notas y asistencia, verificar prerrequisitos, administrar pagos, emitir documentos académicos, prestar soporte, enviar comunicaciones operativas, proteger la plataforma, prevenir fraude y mantener trazabilidad administrativa.
Cuando el tratamiento dependa del consentimiento, SETAD solicitará una aceptación expresa y registrará la versión de esta política vigente al momento de otorgarlo. Las comunicaciones promocionales se gestionan mediante una autorización separada y opcional. Retirar la autorización promocional no impide que SETAD envíe mensajes académicos, administrativos, de seguridad o transaccionales necesarios.
SETAD no comercializa expedientes ni datos personales. La información puede ser procesada por proveedores estrictamente necesarios para operar la plataforma, tales como alojamiento web, correo electrónico, copias de seguridad y, cuando corresponda, herramientas educativas o de videoconferencia. Se procurará compartir únicamente la información mínima necesaria y utilizar proveedores con controles de seguridad adecuados.
SETAD aplica controles de acceso por rol, archivos protegidos, trazabilidad de acciones administrativas, protección contra intentos repetidos de acceso y medidas técnicas y organizativas razonables. El acceso a expedientes se limita a personal autorizado conforme a sus funciones.
Los datos se conservan mientras exista una relación académica, administrativa o legal vigente y, posteriormente, durante el plazo necesario para atender obligaciones institucionales, probatorias, contables o legales. SETAD aplicará criterios de minimización, actualización y supresión cuando corresponda.
Una solicitud de supresión no implica la eliminación automática de datos que SETAD deba conservar por obligaciones académicas, contables, legales, probatorias o por la defensa de derechos. En esos casos, SETAD informará qué información debe conservar y por qué.
La persona titular puede solicitar acceso a sus datos, rectificación o actualización de información inexacta, conocer las finalidades del tratamiento, retirar consentimientos cuando corresponda y solicitar supresión en los casos legalmente procedentes. Los estudiantes pueden iniciar estas solicitudes desde Mi SETAD o escribir al correo de privacidad indicado.
Si SETAD admite a una persona menor de edad, deberá verificar la representación o autorización que legalmente corresponda antes de tratar información que requiera consentimiento del representante.
SETAD puede actualizar esta política por cambios normativos, operativos o tecnológicos. Cuando un cambio afecte sustancialmente el tratamiento basado en consentimiento, se solicitará una nueva aceptación cuando corresponda.
Esta política está diseñada para apoyar el cumplimiento de la Ley N.º 8968 de Costa Rica y su normativa relacionada. SETAD deberá mantener revisión jurídica y operativa periódica para adecuarla a cambios legales y a las prácticas reales de la institución.